Worauf die Prüfung in den einzelnen Apps tatsächlich achtet
Microsoft veröffentlicht den vollständigen Regelsatz, Anwendung für Anwendung (Regeln für die Barrierefreiheitsprüfung). Die Liste für Word, die wir in unserem früheren Artikel zu Word-Exporten behandelt haben, umfasst sieben Regeln. Hier weichen PowerPoint und Excel davon und voneinander ab:
| Regel | Schweregrad | PowerPoint | Excel | Word |
|---|---|---|---|---|
| Alternativtext für Nicht-Text-Inhalte | Fehler | ja | ja | ja |
| Tabellen geben Spaltenüberschriften an | Fehler | ja | ja | ja |
| Dokumentzugriff ist nicht eingeschränkt | Fehler | ja | ja | ja |
| Alle Abschnitte haben aussagekräftige Namen | Fehler | ja | — | — |
| Alle Folien haben Titel | Fehler | ja | — | — |
| Negative Zahlen basieren nicht nur auf roter Formatierung | Fehler | — | ja | — |
| Alle Inhaltssteuerelemente haben Titel | Fehler | — | — | ja |
| Tabelle hat eine einfache Struktur | Warnung | ja | ja | ja |
| Ausreichender Kontrast, Text und Hintergrund | Warnung | ja | ja | ja |
| Blattregister haben aussagekräftige Namen | Warnung | — | ja | — |
| Untertitel für Audio und Video | Warnung | ja | — | — |
| Lesereihenfolge der Folienobjekte ist logisch | Warnung | ja | — | — |
| Abschnittsnamen in einer Präsentation sind eindeutig | Tipp | ja | — | — |
| Folientitel in einer Präsentation sind eindeutig | Tipp | ja | — | — |
| Dokumente verwenden Überschriftenformate | Tipp | — | — | ja |
Elf Regeln für PowerPoint, sieben für Excel – rein zufällig die gleiche Gesamtzahl wie bei Word, und abgesehen von den vier obersten Regeln gibt es keine Gemeinsamkeiten. Alles unterhalb dieser Linie ist spezifisch für das, was bei der jeweiligen Dateiform schiefgehen kann: Eine Folie ist ein Stapel unabhängig platzierter Objekte ohne inhärente Reihenfolge, daher prüft PowerPoint Titel, Abschnitte und die Lesereihenfolge; ein Arbeitsblatt ist ein Raster, das flach exportiert wird, daher prüft Excel Überschriften und Blattnamen und sagt überhaupt nichts über Titel oder Lesereihenfolge aus.
Was öffentliche Stellen tatsächlich veröffentlichen
Keines der 111 digital erstellten PDFs, die unserer Word-Messung zugrunde lagen – entnommen aus derselben Durchsuchung von 1.682 ungarischen Gemeindewebsites – stammte aus PowerPoint oder Excel. Jedes einzelne war Word, eine nicht identifizierte Exportkette oder eine Handvoll Nischen-Tools. Das ist an sich schon das Ergebnis: Zumindest in dieser Stichprobe veröffentlichen Gemeinderäte Protokolle und Beschlüsse, nicht ihre Präsentationen oder ihre Arbeitsmappen.
Die Ausweitung der Suche auf dieselbe Durchsuchung, nach Dateiname statt nach Inhalt, erzählte dieselbe Geschichte zweimal. Eine Suche nach allem, was wie eine Präsentation klang, ergab nichts Echtes – der einzige Treffer war ein Name, der das ungarische Wort für „Repräsentation“ enthielt, nicht „Präsentation“. Die einzige echte Präsentation, die wir als PDF veröffentlicht fanden, war in Canva erstellt worden, nicht in PowerPoint. Die Suche nach Dateinamen, die wie eine Tabelle klangen – ein „Bericht“, eine „Tabelle“, ein „Budget“ – brachte echte Kandidaten hervor. Wir haben acht heruntergeladen und jedes geöffnet: Drei waren tatsächlich Excel, zwei waren gescannte Papierausdrucke, eines war stattdessen in Word erstellt worden, und zwei waren durch einen generischen PDF-Drucker gelaufen, der die Spuren ihrer Herkunft verwischt, genau wie es „Microsoft Print to PDF“ im Word-Beispiel tut.
Drei echte Dateien sind keine Statistik. Was es ehrlich gesagt ist, ist die Bestätigung, dass der PowerPoint-Teil dieses Artikels auf der Funktionsweise der Anwendung beruht und nicht auf unserer eigenen Fehlerzählung – wir konnten schlicht nicht genug öffentlich veröffentlichte Präsentationen finden, um sie zu messen. Der Excel-Teil schnitt besser ab, und was diese drei Dateien zeigten, war die Mühe wert.
Das Problem bei PowerPoint ist die Reihenfolge, nicht der Inhalt
Eine Folie hat keine inhärente Lesereihenfolge. Textfelder, Bilder und Titel sind Objekte, die auf einer Leinwand platziert sind, und PowerPoint speichert sie in der Reihenfolge, in der sie hinzugefügt oder zuletzt bearbeitet wurden – deshalb ist „Alle Folien haben Titel“ ein Fehler und „Die Lesereihenfolge der Objekte auf einer Folie ist logisch“ eine Warnung, und beide Konzepte existieren für Word überhaupt nicht.
Der Titel muss existieren, auch wenn er nicht angezeigt wird
Der Titelplatzhalter einer Folie kann vollständig aus dem Layout gelöscht werden, sodass ein fett formatiertes Textfeld für einen sehenden Leser genau wie ein Titel aussehen kann, während die Datei überhaupt keinen Titel hat. Microsofts eigene Anleitung für genau diesen Fall lautet, ein Layout zu erstellen, bei dem „der Titel an eine Position außerhalb der Folie verschoben wird, aber dennoch existiert“, und dies durch Umschalten in die Gliederungsansicht zu überprüfen, da die Gliederung den Titel jeder Folie auflistet, unabhängig davon, ob er auf der Leinwand sichtbar ist oder nicht (Titel einer Folie). Das macht die Gliederungsansicht zum richtigen Fünf-Sekunden-Test für eine spezifische Frage – hat jede Folie einen Titel – und nichts weiter: Sie zeigt nur Titel und Fließtext, keine Bilder, keine Tabellen, nicht die Reihenfolge, in der ein Screenreader sie tatsächlich lesen wird.
Die Lesereihenfolge wird separat pro Folie geprüft
Neuere PowerPoint-Versionen haben einen dedizierten Bereich „Lesereihenfolge“ – der über das Dropdown-Menü bei einer Folienminiaturansicht oder direkt über ein Ergebnis der Barrierefreiheitsprüfung geöffnet wird –, der jedes Objekt auf der Folie in der Reihenfolge nummeriert, in der ein Screenreader sie ansagen wird, und es Ihnen ermöglicht, jedes Element in der Liste nach oben oder unten zu ziehen (Anleitung für den Bereich „Lesereihenfolge“). Ältere Anleitungen beschreiben dasselbe Konzept über den Auswahlbereich (Start → Anordnen → Auswahlbereich), der immer noch funktioniert und den Sie auf dem Mac finden. In jedem Fall ist die Zahl neben einem Objekt die einzige zuverlässige Methode, um zu wissen, in welcher Reihenfolge es gelesen wird – die Position auf der Folie verrät Ihnen nichts darüber.
Das Problem bei Excel ist die Tabelle, nicht die Seite
Wir haben unsere drei aus Excel stammenden Dateien mit PDF/UA-1 mit veraPDF 1.30.2 (Build 2026-06-03) validiert:
~/.local/share/verapdf/verapdf -f ua1 --format json FILE.pdf
Zwei davon – echte „Microsoft® Excel® 2021“-Exporte derselben Art von Finanzbericht – erzeugten eine echte /Table-Struktur: Eine hatte 26 getaggte Tabellenzeilen und 130 getaggte Zellen, die andere 18 Zeilen und 90 Zellen. veraPDF fand bei beiden Dateien nur zwei fehlerhafte Prüfungen von mehr als siebentausend, die jeweils durchgeführt wurden: kein dc:title in den XMP-Metadaten und keine PDF/UA-Kennung – dieselben zwei unsichtbaren Fehler, die unsere Word-Messung dominierten. Gleiche Lücke, andere Anwendung.
Was keine der Dateien irgendwo hatte, war ein einziges /TH-Element. Jede dieser 220 Zellen war als /TD getaggt. Die Kopfzeile existiert und ist für das Auge korrekt lesbar, aber nichts im Strukturbaum markiert sie als Kopfzeile – und die automatisierte PDF/UA-1-Prüfung von veraPDF lässt eine Tabelle deswegen nicht durchfallen, weil die Entscheidung, welche Zeile die Kopfzeile ist, eine Ermessensentscheidung ist, die der Validierer auf Syntaxebene nicht selbst treffen kann. Excels eigene In-App-Prüfung kann dies und tut es auch als Fehler: Sie prüft, ob Kopfzeile auf der Registerkarte Tabellenentwurf angehakt ist, nicht was am Ende im PDF landet (Machen Sie Ihre Excel-Dokumente barrierefrei). Eine Datei kann dieses Häkchen in Excel setzen und die Unterscheidung dennoch beim Export verlieren. Das ist eine echte Lücke zwischen dem, was die Quell-App prüft, und dem, was ein PDF/UA-Validierer nach dem Export erfassen kann, und es ist gut zu wissen, bevor man sich allein auf das Ergebnis „Keine Probleme gefunden“ eines der beiden Tools verlässt.
Die dritte Datei machte den Kontrast noch deutlicher. Sie enthielt echten, extrahierbaren Fließtext – allein 2.646 Zeichen auf der ersten Seite –, war also eindeutig kein Scan. Aber sie hatte keinerlei Strukturbaum, nicht einmal Absatz-Tags: positionierter Text ohne jegliche Beziehungen zwischen den Zahlen. Ihr /Title-Metadatenfeld las sich fast genau wie der ursprüngliche Dateiname der Tabelle, inklusive der .xls-Erweiterung – das klarste Zeichen dafür, dass sie über einen generischen Druck-in-PDF-Pfad ausgegeben wurde und nicht über den eigenen Export von Excel. veraPDF fand 375 fehlgeschlagene Prüfungen bei dieser Datei, gegenüber zwei bei den ordnungsgemäß exportierten. Die Tabellenkalkulationssoftware hat hier nicht versagt. Das Drucken war es.
Zwei Balken, die fehlgeschlagene veraPDF-Prüfungen bei Tabellenkalkulations-Exporten vergleichen. Die Datei, die über einen generischen Druck-in-PDF-Pfad ausgegeben wurde, hatte 375 fehlgeschlagene Prüfungen. Die von Excel selbst exportierten Dateien hatten zwei.
Wenn ein PDF das falsche Lieferformat ist
Hier ist der Teil, den eine Marketingseite streichen würde: Für ein echtes tabellarisches Dokument – ein vollständiges Budget Zeile für Zeile, ein Register, eine Vertragsliste – verlangt selbst ein perfekt getaggtes PDF von einem Screenreader-Benutzer, mit den Pfeiltasten das zu rekonstruieren, was eine echte Tabelle ihnen kostenlos bietet: Sortieren, Filtern, Springen zu einer bestimmten Zeile. Eine veröffentlichte .xlsx mit korrekt gesetzter Kopfzeile oder eine HTML-Tabelle auf der Seite selbst dient diesem Leser normalerweise besser als jedes PDF, egal wie gut die Tabelle getaggt ist. Ein PDF hat seine Berechtigung dort, wo das Dokument selbst ein festes, signiertes, zitierfähiges Dokument sein muss – ein verabschiedetes Budget, ein formeller Beschluss –, aber die Arbeitsdaten dahinter gehören in ein Format, mit dem jemand tatsächlich arbeiten kann, nicht nur in ein flaches Bild davon.
Was diese Woche zu prüfen ist
Für eine Präsentation: Öffnen Sie die Gliederungsansicht und bestätigen Sie, dass jede Folie einen Titel hat, auch wenn Sie ihn absichtlich ausgeblendet haben. Öffnen Sie dann den Bereich „Lesereihenfolge“ (oder den Auswahlbereich auf einem Mac) auf jeder Folie, die mehr als nur eine Überschrift und ein Fließtextfeld enthält, und überprüfen Sie, ob die Zahlen der Reihenfolge entsprechen, in der ein Zuhörer sie hören soll – nicht der Reihenfolge, in der Sie sie zufällig gezeichnet haben.
Für eine Arbeitsmappe: Wählen Sie vor dem Export Ihren Datenbereich aus und verwenden Sie Strg+T → Kopfzeile auf der Registerkarte „Tabellenentwurf“, anstatt sie als einfache Zellen zu belassen, geben Sie der Tabelle einen echten Namen statt Table1 und benennen Sie die Tabellenblätter von Sheet1 um. Prüfen Sie dann, was tatsächlich am anderen Ende herausgekommen ist – ein /Table im Strukturbaum mit korrekten Kopfzeilen oder nur Text, der dort sitzt, wo er richtig aussieht.
Wenn Sie die vollständige Liste aller Klauseln für eine Datei wünschen, die Sie bereits veröffentlicht haben, führt unser PDF-Barrierefreiheits-Checker dieselben PDF/UA-1-Prüfungen wie veraPDF durch, und die Fehlerreferenz erklärt, was jede fehlerhafte Klausel bedeutet und welche davon automatisch behoben werden können. Beginnen Sie mit dem Export – Präsentation, Arbeitsmappe oder Word-Datei –, den die Leute am häufigsten herunterladen.
